Depuis 1989, les responsables de centres guides et scouts d'Europe se réunissent tous les deux ans pour la Conférence des responsables des centres guides et scouts (CMC). La 18ᵉ édition a eu lieu au Centre scout Mario Mazza à Vérone en octobre 2025, et a rassemblé environ 80 personnes : les participants, les membres de l'équipe de planification et les experts invités. Ce texte s'adresse à toute Organisation Scoute Nationale (OSN) / Association Scoute Nationale (ASN) ou Organisation Membre (OM) / Association Composante (AC) ou Centre scout/guide souhaitant accueillir la 19ᵉ édition de la CMC. Il contient les lignes directrices et les exigences de base pour accueillir cet évènement.
Date
La 19ᵉ CMC est prévue vers octobre 2027, de préférence pendant un week-end. Les années précédentes, l'évènement durait deux jours et demi.
L'Équipe de planification
L'Équipe de planification est composée d'un représentant de l'AMGE (à la tête de l'équipe cette fois), d'un représentant de l'OMMS, de trois bénévoles de centres scouts et guides européens, et d'un membre du personnel représentant le centre d'accueil. Veuillez noter que votre candidature doit inclure un employé/représentant, qui dévouera 4 à 8 heures par mois à cet évènement, et participera aux réunions et aux appels en tant que membre de l'équipe de planification.
Couts
L'objectif est toujours de maintenir les couts de la conférence à un niveau aussi bas que possible, afin de permettre à un maximum de responsables de centres d'y participer. Un des éléments imposés aux centres candidats est de demander un financement pour l'évènement, tel qu'un programme Erasmus+ par l'intermédiaire de l'agence nationale qui gère ces subventions, ou un fonds similaire.
Les frais doivent comprendre :
- L'hébergement, la nourriture, les pauses café et les célébrations de la soirée de clôture pour un maximum de 70 participants + 6 membres de l'équipe de planification.
- Les activités/excursions prévues dans le programme de la conférence, et les transports.
- Le transport aller-retour entre le lieu de l'évènement et l'aéroport et/ou la gare la plus proche.
- Les frais de déplacement de l'équipe de planification vers et depuis le lieu de l'évènement, y compris l'hébergement et la nourriture pour deux nuits supplémentaires (l'équipe de planification arrive plus tôt pour préparer la conférence).
- Les frais de déplacement, d'hébergement et de restauration de deux « experts » /présentateurs invités pour deux nuits pendant la conférence.
- Le cout d'un souvenir de la conférence (polo, t-shirt, écharpe, mug, etc.).
- Tout le matériel de bureau, internet et tout l'équipement technique.
- Le cout d'une réunion de l'équipe de planification de 3 jours, comprenant les billets d'avion et le transport vers le centre (facultatif, dépend à quel point les membres du Comité connaissent le centre).
IMPORTANT : le budget doit être établi sur la base de 60 participants et de 5 membres de l'équipe de planification (en excluant le représentant du lieu de l'évènement), mais il doit atteindre le seuil de rentabilité sur les couts fixes à 40 participants. Il convient de noter que tout excédent ou déficit de la conférence relève de la responsabilité de l'Association et/ou du centre d'accueil.
Tous ces couts doivent être pris en compte en préparant la candidature.
Exigences pour l'organisation d'accueil
La Conférence des responsables de centres guides et scouts est un évènement de grande envergure qui nécessite des installations considérables, dont notamment :
Lieu de l'évènement
- Un centre scout / guide actif ouvert à tous les membres de l'AMGE et de l'OMMS, avec au moins un membre de l'équipe (de préférence le responsable) disponible pour travailler avec l'équipe de planification de l'évènement.
- Dans un endroit qui favorisera une bonne atmosphère et permettra de voir une partie du pays et de la culture locale.
- Facilement accessible de toute l'Europe (de préférence, pas à plus d'une heure et demie d’autocar ou de train depuis l'aéroport international le plus proche), y compris en ce qui concerne les règles d'entrée et les visas pour les pays de l'UE.
Infrastructures
- Un hébergement de bonne qualité pour au moins 70 personnes.
- Une salle plénière principale d'environ 80 sièges, dotée d'installations techniques complètes.
- Un service de restauration capable d'accueillir 80 personnes en une seule fois, et la capacité de
- La capacité de fournir des bons repas et des pauses thé/café tout au long de la journée.
- Au moins 2 salles pouvant accueillir chacune 30 personnes (l'une d'entre elles peut servir de salle plénière principale).
- Au moins 4 salles pouvant accueillir 10 à 15 personnes (dont deux peuvent être celles décrites ci-dessus).
- Une zone sociale pour les évènements en soirée (bar, etc.).
- Un bureau à la disposition de l'équipe de planification durant tout l'évènement, équipé d'internet, d'une imprimante et d'un scanner.
- Des équipements techniques : photocopieuse(s), accès internet (sans fil), vidéoprojecteurs et tableaux de papier dans chaque salle de réunion, DVD/vidéo, papeterie.
- Il est souhaitable de fournir un accès au wifi à tous les participants.
- Un employé (idéalement à un niveau de direction) du lieu de l'évènement, qui sera un membre actif de l'équipe de planification.
Services
- Le lieu doit être en mesure d'accueillir une réunion de l'équipe de planification, (potentiellement) comprise dans le budget global, au printemps 2027.
- La capacité d'aider les participants lors de leur arrivée, et de les conseiller sur les possibilités de tourisme avant/après la conférence.
- La capacité d'accueillir l'équipe de planification pendant deux nuits avant le début de la conférence.
- Un service de contact que les participants peuvent partager avec leurs proches en cas d'urgence.
Comment candidater ?
Si votre OSN/ASN ou OM/AC dispose d'un centre correspondant à ces critères, et disponible pour l'évènement, procédez comme suit : préparez une candidature complète qui détaille exactement ce qui est disponible et ce qui peut être offert dans le centre. Cette candidature doit être basée sur l'expérience et la connaissance des conférences précédentes et doit inclure :
- Des informations complètes sur le centre, les installations et les capacités;
- Une proposition d'activités en dehors du centre, telles que des excursions et des visites post-conférence;
- Un prix par personne, basé sur une arrivée le 1ᵉʳ jour avant le diner et un départ le 5ᵉ jour après le petit-déjeuner. Le prix peut être décliné en plusieurs variantes (par exemple, avec ou sans subvention). Le prix doit comprendre :
- 3 repas par jour plus 2 pauses café/thé par jour avec des collations.
- Une soirée à thème.
- La literie complète (draps, couvertures ou couettes avec housses, oreillers et housses d'oreillers et serviettes).
- Le transport de tous les participants et des membres de l'équipe de planification vers et de la gare principale et/ou de l'aéroport le plus proche.
- Les exigences en matière d'infrastructures et de services sont mentionnées plus haut.
- L'expérience en matière de demandes de subventions (Erasmus + est la source de financement la plus probable), nom de la personne responsable de la demande de subvention, et les délais à respecter.
Veuillez inclure une feuille de calcul du budget pour montrer le calcul des couts.
Les candidatures doivent être envoyées par mail et contenir les informations complètes sur le centre, ainsi qu'une lettre de confirmation de l'OSN/de l'ASN et/ou de l'OM/AC si la candidature ne provient pas du quartier général national. Les candidatures doivent parvenir au plus tard le 6 septembre 2026 à l'adresse suivante : [email protected]
Nous vous tiendrons au courant de l'évolution de la procédure et vous contacterons pour obtenir des informations plus détaillées si nécessaire. Une fois l'organisation d'accueil sélectionnée et confirmée, tous les autres candidats seront informés par écrit de la décision.
Si vous avez des questions ou si vous souhaitez obtenir de plus amples informations, veuillez contacter Liz Tranter, responsable du programme à Pax Lodge, à l'adresse [email protected] ou au numéro suivant : +44 (0) 207435220.