26ᵉ Jamboree Scout Mondial : Mise à jour conjointe sur l'état de préparation, les risques et le plan d'urgence

Chères Organisations Scoutes Nationales, chers responsables de contingents,

Suivant la stratégie des événements de l'OMMS et son approche renforcée en matière de supervision, le Comité Mondial du Scoutisme (CMS) est heureux de partager son dernier rapport sur l'état de préparation, l'évaluation des risques et le plan d'urgence pour le 26ᵉ Jamboree Scout Mondial. L'évaluation effectuée par le CMS le 30 novembre 2025 était éclairée par des informations et des avis venant de l'hôte et du Bureau Mondial du Scoutisme. 

Comme l'évaluation des progrès et des risques est la même pour le Scoutisme Mondial et l'hôte, cette révision est présentée conjointement par l'OMMS et Związek Harcerstwa Polskiego (ZHP), l'OSN hôte, ainsi que son comité d'organisation du Jamboree (JOC).

1. État de préparation et progrès actuels

Les derniers rapports et révisions révèlent que les préparations pour le 26ᵉ Jamboree Scout Mondial progressent bien et respectent les délais établis. L'organisation du Jamboree est passé de la planification à la mise en œuvre : le site est déjà en travaux, les permis ont été obtenus, et les structures opérationnelles sont en place. Sous le thème « Courageusement » ("Bravely"), l'élaboration du programme avance bien. La structure modulaire et le cadre éducatif ont été clarifiés, et ils offriront des expériences inclusives et axées sur les participants partout sur le terrain de camp. 

Le nombre d'inscriptions anticipées a dépassé les attentes, et démontre une grande confiance et une implication active des OSN du monde entier. Dans l'ensemble, l'état actuel de préparation est la preuve d'un processus de préparation solide et mûr, soutenu par une collaboration étroite entre l'hôte, l'équipe de soutien de l'OMMS, et les organes de gouvernance de l'OMMS.

Les progrès du 26ᵉ Jamboree Scout Mondial, Pologne 2027, sont structurés et évalués selon l'Accord d'organisation hôte – Exigences opérationnelles (HOA-OR), qui traduit les engagements de l'Accord d'organisation hôte en des éléments opérationnels concrets : documents, étapes et lignes du temps. Le HOA-OR contient le cadre de base pour la planification, la mise en œuvre, et la supervision de l'ensemble des domaines fonctionnels clés de l'événement.

L'organisation du Jamboree, mise sur pied par ZHP en tant qu'OSN hôte, rapporte ses progrès réguliers en suivant le HOA-OR afin de garantir la transparence, la responsabilité et l'alignement avec les normes de l'OMMS. Les exigences opérationnelles concernent tous les domaines clés, comme l'aménagement du site, la logistique, les finances, la sûreté et la sécurité, la mise en œuvre du programme, les communications et la gouvernance.

À l'heure d'écrire ces lignes (janvier 2026), le HAO-OR comprend 122 exigences opérationnelles, et voici – selon l'organisation du Jamboree – leurs statut d'avancée : 45 exigences satisfaites, 65 exigences sur la bonne voie, 12 exigences pas encore abordées, comme prévu dans la ligne du temps, 0 exigences en retard ou non remplie.

Le progrès au niveau opérationnel repose sur un cadre détaillé de gestion des tâches, qui comprend plusieurs milliers de tâches à effectuer, attribuées à des équipes et des départements spécifiques. Ce cadre facilite le suivi de la mise en œuvre, la détection précoce de risques et, le cas échéant, l'adoption rapide de mesures correctives.

2. La supervision et la gestion des risques

Dans le cadre de la stratégie des événements l'OMMS, le Comité Mondial du Scoutisme exerce son rôle constitutionnel de supervision de l'organisation, de la mise en œuvre, et de la gouvernance des événements du Scoutisme Mondial, et cela inclut le droit d'intervenir si nécessaire.

L'équipe de soutien de l'OMMS (personnel et bénévoles du BMS) travaille quotidiennement avec l'hôte pour soutenir la planification, identifier rapidement les lacunes, et aligner la mise en œuvre sur les normes et les délais de l'OMMS.

La supervision est aussi assurée par le système de l'OMMS pour la supervision des événements :

• Un groupe d'audit indépendant a été mis en place pour fournir une vérification supplémentaire par le biais de missions d'enquête et des analyses de documents, avec des audits initiaux prévus en 2026, dans le cadre du cycle renforcé de supervision de l'événement.

   

• Le groupe de supervision, composé de deux membres du Comité Mondial du Scoutisme, d'un bénévole avec de l'expérience dans l'organisation d'événements en extérieur pour les jeunes, et du directeur mondial des événements de l'OMMS.

   

• Les éléments à risque seront intégrés dans l'inventaire mondial des risques de l'OMMS, et les signaux d'alerte alimenteront les révisions des équipes de supervision et des organes de gouvernance.

Le cadre des risques de l'hôte est revu tous les trimestres, et les principales zones de risque identifiées et suivies activement sont les suivantes : 

• Disponibilité des transports et perturbations : les transports sont identifiés comme un risque opérationnel majeur, au vu du nombre d'arrivées et de départs, et des mouvements quotidiens des participants entre le camp, les lieux d'activités sur et hors du site. Le risque potentiel d'un manque de disponibilité des transports des autorités locales pendant le Jamboree est traité grâce à une coordination poussée avec la ville de Gdańsk, elle-même renforcée par une redondance intégrée via des contrats directs et des dispositions d'urgence garanties par le JOC. La planification des transports est donc considérée résiliente.

   

• Communication et coordination : la complexité de l'organisation d'un Jamboree Scout Mondial requiert une coordination étroite entre l'organisation hôte, l'équipe de soutien de l'OMMS, les bénévoles, les entrepreneurs et les autorités publiques. Le risque de malentendu ou de retard dans la prise de décision est atténué par des formations ciblées, ainsi qu'en clarifiant les procédures décisionnelles, et en renforçant les systèmes de communication interne et les effectifs du Bureau du JOC. Ces mesures visent à garantir la clarté, la réactivité et la continuité des opérations.

• Charge de travail déséquilibrée pour les bénévoles : la charge de travail et le bien-être des bénévoles sont reconnus comme des risques majeurs, en particulier lorsque les préparatifs s'intensifient et se concrétisent. L'ampleur et la durée des préparatifs imposent des contraintes importantes au personnel et aux bénévoles. Le bien-être des bénévoles est activement suivi par des mécanismes de feedback, et la continuité de la direction est assurée par des mandats prolongés pour les rôles de cadres. Pour assurer le bien-être à long terme et éviter les burn-out, des professionnels de soutien ont été engagés pour répondre à la charge de travail administratif et opérationnel, et ainsi permettre aux bénévoles de se concentrer sur les rôles de leadership, de planification et de mise en œuvre.

   

• Hygiène et préparation des sites : l'hygiène et l'état de préparation générale du site sont des risques critiques compte tenu de l'ampleur des infrastructures temporaires, et de la nécessité de respecter les normes de santé, de sécurité et de sûreté pour tous les participants. Ces risques sont atténués par l'achèvement rapide des travaux indispensables, des procédures d'autorisation et des achats. Les travaux sur le site du Jamboree ont commencé et se poursuivront de manière échelonnée et planifiée afin que le site soit totalement prêt bien avant le début de l'événement.

   

• Sécurité dans la région (et suivi de la situation en Ukraine) : la sécurité dans la région, affectée par les effets indirects de la guerre en Ukraine, reste un risque contextuel majeur. Les mesures d'atténuation se concentrent sur le suivi continu plutôt que sur l'action réactive. L'organisation hôte travaille en étroite coordination avec les autorités polonaises et les partenaires concernés pour évaluer l'évolution de la situation et intégrer dans la planification des informations à jour à propos des risques. Les cadres de sûreté et de sécurité sont révisés régulièrement, grâce à des exercices conjoints et de la planification de scénarios, et renforcés par des mesures robustes de résilience des infrastructures. Actuellement, les évaluations externes n'indiquent aucune menace directe ou significative pour la viabilité du Jamboree, et un suivi actif se poursuit aux niveaux national et international.

3. Coordination de la sûreté et de la sécurité

La planification de la sûreté et de la sécurité est en cours d'élaboration en coordination avec les autorités polonaises. L'objectif est de constituer une structure de commandement commune avec les services publics concernés (par exemple, la police, les pompiers, les gardes-frontières, les services de santé et l'inspection sanitaire).

Des ateliers sont organisés pour établir « qui dirige quoi » entre l'hôte, les structures de l'OMMS et les autorités. Des exercices sur table sont prévus pour 2026 et une simulation à grande échelle planifiée dans les mois précédant l'événement.

4. Remarque pour les responsables d'OSN et le HOC

Cette communication présente l'évaluation actuelle la plus précise possible par l'OMMS et de l'organisation hôte. Elle se base sur les informations disponibles concernant les préparations, les cycles de révision des risques et la coordination avec les autorités compétentes. Elle vous est communiquée pour garantir la transparence et aider les contingents à se préparer pour l'événement.

Les Organisations Scoutes Nationales et responsables de contingent restent responsables des décisions prises concernant la participation et la préparation, les informations fournies aux responsables du contingent, aux parents/tuteurs, et aux participants, et les mesures d'urgence planifiées au niveau national/du contingent. 

Ils sont notamment responsables de s'assurer que les équipes de direction de contingent (CMT) sont correctement informées, formées et préparées à assumer des responsabilités de leadership dans des situations atypiques ou d'urgence, conformément aux directives nationales et aux conseils fournis par les autorités polonaises, l'organisation hôte et l'OMMS.

5. Prochaines mises à jour

Des mises à jour régulières sur l'avancée du Jamboree sont fournies au CMS lors de toutes ses réunions de travail. En plus de cela, des briefings ciblés, des mises à jour et des moments de rencontre pour les OSN et les responsables de contingent se poursuivront, comme les réunions des responsables de contingent prévues en juillet 2026 et avril 2027. La prochaine version de ce document de l'OMMS, destiné aux OSN et aux responsables de délégation sur l'état de préparation, l'évaluation des risques et la planification d'urgence du Jamboree, devrait être publiée vers la fin du mois de juin 2026.

L'organisation du Jamboree reste à la disposition des OSN et de leurs contingents pour répondre à toutes les questions, via [email protected], et par d'autres canaux de coordination et de communication établis. Les questions relatives aux procédures de supervision de l'OMMS pour le 26^e Jamboree Scout Mondial peuvent être envoyées à Raül Molina, directeur mondial des événements de l'OMMS, à l'adresse suivante : [email protected].

Merci pour votre collaboration et implication continues dans la préparation de vos contingents pour un Jamboree sûr, bien encadré et rempli de sens.

Sincères salutations scoutes,