Actualización conjunta sobre el nivel de preparación y los planes de gestión de riesgos y contingencias

Queridas Organizaciones Scout Nacionales y Jefes de Contingente:
 

De acuerdo con la Estrategia de Eventos de la OMMS y su reforzado compromiso con la supervisión, al Comité Scout Mundial le complace presentar su evaluación más reciente del nivel de preparación y los planes de gestión de riesgos y contingencias del 26º Jamboree Scout Mundial de Polonia 2027. La evaluación del CSM, realizada el 30 de noviembre de 2025, se basó también en las actualizaciones y aportaciones de la organización anfitriona y de la Oficina Scout Mundial. 

Como la evaluación de la OMMS y del equipo anfitrión sobre el progreso y los riesgos coinciden actualmente, esta evaluación se presenta como una actualización conjunta de la OMMS y Związek Harcerstwa Polskiego (ZHP) —la OSN anfitriona—, así como del Comité Organizador del Jamboree (COJ).

1. Preparación y progreso actuales

Según las últimas evaluaciones e informes, los preparativos del 26º Jamboree Scout Mundial progresan adecuadamente y según lo planeado. La Organización del Jamboree ha pasado de la planificación a la puesta en marcha: ya se están realizando trabajos de preparación del terreno, se han conseguido permisos y se han establecido estructuras operativas clave. El desarrollo del programa, bajo el lema "Con valentía", está muy avanzando y cuenta con un marco educativo claro, así como con un diseño modular que fomenta las experiencias inclusivas y centradas en los y las participantes en toda la zona de acampada. 

El número de inscripciones tempranas ha superado las expectativas, lo que demuestra una gran confianza y participación por parte de las Organizaciones Scout Nacionales de todo el mundo. En general, el nivel actual de preparación demuestra un proceso sólido y maduro, gracias a la estrecha colaboración entre la organización anfitriona, el equipo de apoyo de la OMMS y las estructuras de gobernanza de la OMMS.

El progreso del 26º Jamboree Scout Mundial de Polonia 2027 se estructura y evalúa según el Acuerdo de la Organización Anfitriona - Requisitos Operativos (AOA – RO), que traduce los compromisos del Acuerdo de la Organización Anfitriona en entregables, plazos e hitos operativos concretos. El AOA – RO sirve como marco principal para la planificación, implementación y evaluación de todas las áreas funcionales del evento.

La Organización del Jamboree, establecida por ZHP como OSN anfitriona, informa regularmente sobre el progreso según el AOA – OR con el fin de garantizar la transparencia, la responsabilidad y la conformidad con los estándares de la OMMS. Los requisitos operativos cubren todas las áreas principales, incluidos el desarrollo del terreno, la logística, las finanzas, la seguridad, la ejecución del programa, la comunicación y la gobernanza.

A fecha de enero de 2026, el AOA – OR incluye un total de 122 requisitos operativos y la Organización del Jamboree informa del siguiente estado: se han completado 45 requisitos,  65 están en curso,  12 aún no se han empezado, de conformidad con los plazos establecidos,  0 requisitos se están retrasando o se han retrasado.

El progreso a nivel operativo se sustenta en un marco detallado de gestión de tareas, que comprende varios miles de acciones individuales asignadas a departamentos y equipos específicos. Esto facilita el seguimiento continuo de los resultados, la detección precoz de riesgos y la adopción rápida de medidas correctoras en caso necesario.

2. Supervisión y cómo se están gestionando los riesgos

Como parte de la Estrategia de Eventos de la OMMS, el Comité Scout Mundial está ejerciendo su papel constitucional de supervisar la organización, ejecución y gobernanza de los Eventos Scout Mundiales, incluida la autoridad para intervenir cuando sea necesario.

El equipo de apoyo de la OMMS (personal y personas voluntarias de la Oficina Scout Mundial) trabaja día a día con la Organización Anfitriona para apoyar en la planificación, identificar las lagunas con antelación, y alinear la entrega con las normas y plazos de la OMMS.

La supervisión se apoya en el sistema de supervisión de eventos de la OMMS:

• Se ha establecido un grupo de auditoría independiente para proporcionar verificación adicional a través de misiones de investigación y revisión de documentos. Hay actividades de auditoría iniciales previstas durante 2026 como parte del ciclo de supervisión de eventos reforzado.

   

• El grupo de supervisión, compuesto por dos miembros del Comité Scout Mundial, un voluntario con experiencia liderando eventos juveniles al aire libre y el Director Global de Eventos de la OMMS.

   

• Los elementos de riesgo se integrarán en el Registro de Riesgos global de la OMMS, y las señales estructuradas de alerta temprana contribuirán a la supervisión y la revisión de la gobernanza.

   

El marco de riesgo del Anfitrión se revisa trimestralmente y las áreas de riesgo clave identificadas y gestionadas activamente son: 

• Provisión de transporte e interrupciones: La provisión de transporte se identifica como un riesgo operativo clave debido a la escala de llegadas, salidas y movimientos diarios de los participantes entre el campamento, las ubicaciones del programa y los módulos externos. El riesgo potencial de una capacidad de transporte insuficiente por parte de las autoridades locales durante el Jamboree se está abordando mediante una coordinación avanzada con la ciudad de Gdansk, complementada con redundancia incorporada mediante contratación directa y acuerdos de contingencia asegurados por el COJ (Comité organizador del Jamboree). Por lo tanto, la planificación del transporte se evalúa como resiliente.

   

• Comunicación y coordinación: La complejidad de organizar un Jamboree Scout Mundial requiere una estrecha coordinación entre la organización anfitriona, el equipo de apoyo de la OMMS, los voluntarios, los contratistas y las autoridades públicas. El riesgo de falta de comunicación o de demoras en la toma de decisiones se mitiga mediante sistemas de comunicación interna reforzados, vías de decisión aclaradas, capacitación específica y personal reforzado dentro de la Oficina del COJ. Estas medidas están diseñadas para garantizar la claridad, la capacidad de respuesta y la continuidad de las operaciones.

   

• Carga de trabajo voluntaria desequilibrada: La carga de trabajo voluntaria y la sostenibilidad se reconocen como riesgos clave, en particular a medida que los preparativos se intensifican y pasan de la planificación a la ejecución. La escala y la duración de los preparativos imponen exigencias considerables al personal y a los voluntarios. El bienestar de los voluntarios se supervisa activamente a través de mecanismos de retroalimentación y la continuidad del liderazgo se garantiza mediante mandatos extendidos para roles ejecutivos clave. Para salvaguardar la sostenibilidad a largo plazo y evitar el agotamiento, se está introduciendo personal profesional adicional para absorber la carga de trabajo administrativa y operativa, lo que permitirá a los voluntarios seguir concentrados en funciones de liderazgo, planificación y prestación de servicios.

   

• Saneamiento y preparación del sitio: El saneamiento y la preparación general del sitio son riesgos críticos dada la escala de la infraestructura temporal y la necesidad de cumplir con los estándares de salud, seguridad y protección para todos los participantes. Estos riesgos se mitigan mediante la finalización temprana de trabajos críticos de diseño, procesos de permisos y adquisiciones. Las obras en el sitio del Jamboree han comenzado, están en curso y continuarán de manera gradual y planificada para garantizar que el sitio esté completamente listo mucho antes del evento.

   

• Entorno de seguridad regional (incluido el seguimiento relacionado con la guerra en Ucrania): El entorno de seguridad regional más amplio, incluidos los efectos indirectos relacionados con la guerra en Ucrania, sigue siendo un riesgo contextual clave. Las medidas de mitigación se centran en el monitoreo continuo más que en la acción reactiva. La organización anfitriona trabaja en estrecha coordinación con las autoridades estatales polacas y los socios relevantes para evaluar los avances e integrar información de riesgo actualizada en la planificación. Los marcos de seguridad y protección se revisan periódicamente, se respaldan con ejercicios conjuntos y planificación de escenarios y se refuerzan con sólidas medidas de resiliencia de la infraestructura. Las evaluaciones externas actuales no indican ninguna amenaza directa o significativa a la viabilidad del Jamboree y continúa el seguimiento activo a nivel nacional e internacional.

3. Coordinación de Seguridad y Protección

La planificación de la seguridad se está desarrollando en coordinación con las autoridades estatales polacas, incluida una estructura de mando conjunta con los servicios públicos pertinentes (por ejemplo, policía, bomberos, guardia de fronteras, servicios de salud e inspección sanitaria).

Se han realizado talleres para aclarar “quién lidera qué” entre el Anfitrión, las estructuras de la OMMS y las autoridades, con ejercicios de mesa programados para 2026 y una simulación a gran escala planificada en los meses previos al evento.

4. Nota para la toma de decisiones de las OSN y los JdC (Jefes de Contingente)

Esta comunicación proporciona la mejor evaluación actual de la OMMS y la organización anfitriona basada en la información de planificación disponible, los ciclos de revisión de riesgos y la coordinación con las autoridades competentes. Se proporciona para apoyar la transparencia y la preparación en todos los contingentes.

Cada Organización Scout Nacional y Jefe de Contingente sigue siendo responsable de sus propias decisiones con respecto a la participación y preparación, incluida la información que proporciona a los líderes de su Contingente, padres/tutores y participantes, y las medidas de contingencia que planifica a nivel nacional/contingente. 

Esto incluye garantizar que los equipos de gestión de contingentes estén adecuadamente informados, capacitados y preparados para asumir responsabilidades de liderazgo en situaciones atípicas o de emergencia, de acuerdo con las políticas nacionales y la orientación proporcionada por las autoridades polacas, la organización anfitriona y la OMMS.

5. Próximas actualizaciones

Se proporcionan al CSM (Comité Scout Mundial) actualizaciones periódicas sobre el progreso del Jamboree en todas sus reuniones de negocios. Además, continuarán las reuniones informativas específicas, las actualizaciones y los momentos de participación dedicados para las Organizaciones Scouts Nacionales y los Jefes de Contingente, incluidas las reuniones de Jefes de Contingente planificadas para julio de 2026 y abril de 2027. Se prevé que la próxima actualización de este documento de la OMMS para las OSN y los jefes de contingentes sobre preparación, evaluación de riesgos y planificación de contingencias del Jamboree se publique hacia fines de junio de 2026.

La Organización del Jamboree queda a disposición de las Organizaciones Scouts Nacionales y sus Contingentes para responder a cualquier pregunta, incluso a través de [email protected] y mediante otros canales de coordinación y comunicación establecidos. Las preguntas relacionadas con los procesos de supervisión de la OMMS para el 26^° Jamboree Scout Mundial se pueden enviar a Raül Molina, Director Global de Eventos de la OMMS, a [email protected].

Gracias por su continua colaboración y liderazgo en la preparación de los contingentes para una experiencia de Jamboree segura, significativa y con buen apoyo.

Siempre listos y listas,